Come si fa a firmare digitalmente un documento?

La firma digitale e quella remota equivalgono sostanzialmente alla firma tradizionale autografa che viene apposta su carta, queste entrambe le tipologie di firma sono accomunate dalle stesse caratteristiche.  L’uso della firma digitale semplifica di molto i rapporti tra Pubbliche Amministrazioni, imprese e cittadini, riduce l’utilizzo dei documenti in forma cartacea e rende quindi più dinamica, veloce ed ecosostenibile la gestione di pratiche e documentazioni. Ebbene tramite questo procedimento, ogni tipo di documento elettronico può essere sottoscritto digitalmente, come per fare un esempio a titolo semplificativo e non esaustivo, fatture, documenti di bilancio, comunicazioni alle PA, visure camerali, contratti, ordini di acquisto e molti altri, nei formati pdf, word, excel, xml.

La firma digitale

Solitamente la firma digitale è composta da un kit, che dispone di una chiavetta USB ovvero un lettore + una smart card in formato SIM o carta di credito. La smart card, che sarebbe la chiavetta USB in teoria, contiene il certificato di firma, necessario per la sottoscrizione digitale dei documenti. In senso tecnico, ogni tipo di smart card, include un certificato di autenticazione CNS (Carta Nazionale dei Servizi) al fine di eseguire l’accesso sicuro ai servizi online della Pubblica Amministrazione, come per esempio Registro delle Imprese, Agenzia delle Entrate, INPS, INAIL, Equitalia, Fascicolo Sanitario Elettronico.

La firma remota

La differenza con la firma digitale è la firma remota, la quale è composta anch’essa da un kit che dispone di certificato di firma depositato su un server sicuro + un dispositivo OTP (One Time Password) che è utile ed indispensabile al fine di originare le password temporanee che, con le credenziali del soggetto, questo consente al titolare di autenticarsi e sottoscrivere digitalmente documenti e file, da qualsiasi postazione connessa ad internet, senza l’installazione di alcun hardware.

Come firmare un documento digitalmente

Vediamo ora come funziona il dispositivo kit per la firma digitale e come è possibile firmare un documento attraverso il Kit che viene fornito ai Professionisti per poter firmare un atto digitalmente.

-Per prima cosa bisogna aprire il software di firma;

– Selezionare il documento da firmare scegliendolo nei file pdf;

– Inserire il nome utente e soprattutto la password della Firma Digitale Remota + codice OTP;

-a questo punto siamo pronti per apporre la firma.

La Firma Digitale Remota è compresa di un sistema di autenticazione a due fattori, che non rende necessaria la smart card per la sottoscrizione dei documenti elettronici.